Бюро пропусков IDmatic выполняет следующие функции:

Ввод данных посетителя

1. 1. Сканирование изображений документов, удостоверяющих личность, с занесением изображений в базу данных, распознавание текстовых данных гражданского паспорта, автоматическое распределение их по соответствующим полям экранной формы с возможностью корректировки;
2. 2. Сканирование любых документов и фотографий персонала и посетителей с последующей обработкой и сохранением изображений;
3. 3. Фотографирование персон с использованием подключенного оборудования и ввод изображения (фотографии) персоны в базу данных системы. Для каждой персоны возможно хранение нескольких фотографий;
4. 4. Ввод заявок непосредственно в режиме «Пропуска», обеспечение раздельной нумерации заявок для каждого типа и серии пропуска. Обеспечение фильтрации заявок, действительных  на текущую (по умолчанию), установленную дату или интервал дат. Исключение конфликтов (в частности с нумерацией) при вводе заявок с различных АРМ. Отсеивание и визуальный контроль (сортировка по персонам) списка заявок для  исключения повторного ввода одной и той же заявки. Отображение вновь введенных заявок на других АРМ после нажатия  кнопки для обновления списка заявок для конкретной персоны или списка персон, с которыми ведется работа. Обеспечение возможности коррекции номеров заявок.
5. 5. Ввод данных заявки на постоянный, временный и разовый пропуска, оформленных в виде файла специального формата, совместимого с технологией удаленного заказа пропусков и который может приниматься по любому информационному каналу, обеспечивающему передачу файлов (размер файла не более 1,44 Мбайт) и электронной почты.
6. 6. Ввод и хранение данных о сотрудниках, клиентах, посетителях и других категориях персон, возможность вывода указанных данных на экран и печать в виде личной карточки.

Печать пропусков

1. 1. Печать пропусков и документов с использованием подключенного оборудования на бумаге и пластиковых картах, групповая печать документов;
2. 2. Поддержка (не менее 10) поименованных списков пропусков для печати для разных принтеров или типов (шаблонов) пропусков.
3. 3. Создание временных, разовых, постоянных и материальных пропусков.

Администрирование базы данных пропусков

1. 1. Учет всех видов выпущенных пропусков, бланков и других изготовленных документов (выдан, сдан, потерян и т.д.);
2. 2. Возможность максимального использования данных, установленных в системе по умолчанию, в формах ввода данных, в полях со списками, для удобства и ускорения работы оператора. Возможность гибкой настройки администратором отображаемых полей на экранной форме ввода данных.
3. 3. Возможность изменения данных о статусе каждого пропуска («Изготовлен», «Выдан», «Погашен», «Испорчен», «Утерян», «Возвращен», «Уничтожен») с автоматической регистрацией даты изменения статуса. При изменении статуса пропуска или его корректировке администратором системы должно также надлежащим образом изменяться значение дополнительного информационного поля «Статус пропуска».
4. 4. Поиск сведений о персоне с помощью гибкой системы фильтрации данных, а также по фотоизображениям.
5. 5. Доступ оператора к системе по индивидуальному имени и паролю.
6. 6. Одновременный доступ к базе данных с нескольких рабочих мест.
7. 7. Администрирование доступа к отдельным функциям системы. Полномочия доступа к информации пользователей системы имеют не менее 15 градаций и устанавливаются администратором.
8. 8. Поддержка возможности автоматического заполнения полей пропуска и заявки по требованию оператора данными, введенными в базу данных для указанной персоны во время оформления предыдущего посещения.
9. 9. Наличие документации в электронном виде, используемой в качестве системы контекстной  помощи (системы подсказок) и для обучения.
10. 10. Возможность включения в базу данных не менее 100 дополнительных полей данных персон и данных пропусков с возможностью их вывода на пропуск и использования в построителе запросов.
11. 11. Ведение трех поименованных особых списков персон («Черный список») с возможностью занесения персоны как в один, так и в несколько списков (всего семь вариантов списков), а также ведение одного особого списка документов для указания в нем вида, серии, номера документа, удостоверяющего личность («Список фальшивых документов»). В особые списки персон все данные вносятся таким же способом, как и обычные данные личной карточки, далее для введенной персоны проставляется галочка для особого списка, в котором он будет находиться. Предусмотрены санкционированные средства удаления и редактирования имеющихся списков, и фильтры для просмотра данных в списках. Изменения списков фиксируются в системном журнале.
12. 12. Автоматическое сравнение персоны с особыми списками во время занесения в базу данных (включая механизм удаленного заказа пропусков) сведений о персоне, а также при вводе пропуска и корректировке данных документа, удостоверяющего личность. В случае совпадений данных формируется предупредительная индикация на экране, производится запись в системный журнал факта совпадения.
13. 13. Проведение по требованию оператора фотоидентификации  (в том числе по черным спискам) в режиме «Фотостудия», при получении фотоизображений, а также в режиме «Пропуска» и «Галерея». В случае если проверяемое фотоизображение окажется идентичным фотоизображениям персон, занесенных в особые списки, формируется предупредительная индикация на экране. Факт проведения фотоидентификации с указанием ее результатов фиксируется в системном журнале.
14. 14. Поддержку фильтров-ограничителей по каждому статусу пропуска, которые отсекают пропуска со статусами «Уничтожен», «Погашен».
15. 15. Групповое присвоение статуса «Уничтожен» для пропусков, отобранных на основании запроса с использованием специальных фильтров (в том числе по диапазону номеров) и составлением отчета в виде акта об уничтожении.
16. 16. Создание и изменение запросов к базе данных персон и пропусков, выполнение запросов, которые были составлены заранее и запомнены в системе, или запросов, которые составляются непосредственно перед исполнением. Получение отчетов с помощью текстового редактора (MS Word) с использованием заранее подготовленных форм (шаблонов) и просмотр данных составленного отчета или с использованием текстового редактора.
17. 17. Сохранение изменений полей данных персон и пропусков и просмотр этих изменений непосредственно в режиме ввода пропусков и данных персон.
18. 18. Фиксация действий операторов в журнале событий, анализ системных событий с использованием фильтров поиска по следующим параметрам: дата события, вид события, оператор, имя рабочего места, название программы.
19. 19. Перенос ошибочно введенных пропусков от одной персоны к другой при наличии соответствующей привилегии у оператора.
20. 20. Обработку групповой заявки (письма) с указанием в базе данных одного учетного номера заявки для всех персон из списка, представленного в указанной заявке.
21. 21. Создание резервных копий базы данных системы на машинных носителях и их применение для восстановления испорченной базы данных.
22. 22. Обмен  данными между аналогичными системами на базе программного обеспечения «IDmatic»  с  помощью файлов, переносимых на машинных носителях информации. Средства экспорта обеспечивают перенос в файл специального формата данные о персонах (в т.ч.  принадлежность к особым спискам персон), текущую  фотографию персоны, информацию о подразделении, отслеживая подчиненность подразделения в структуре подразделений, информацию о наличии пропусков, выданные пропуска персоны.
23. 23. Синхронизация времени между блоками системы. Контроль синхронизации времени осуществляется администратором системы.
24. 24. Импортированные из других объектовых систем ОБП пропуска со статусом «Выдан» по истечении срока действия в автоматизированном режиме удаляются (с промежуточным присвоением статуса «Возвращён»).
25. 25. Поддержка учета расхода бланков пропусков и радиокарт, в т.ч. действующих и находящихся на хранении.

Изменение внешнего вида пропуска

1. 1. Дизайн и корректировку внешнего вида пропусков с использованием специального  программного инструмента.
2. 2. Возможность изготовления личных карточек с фотографией, визитных карточек, дополнительных видов пропусков (например, пропуска в столовую, на автостоянку и т.п.).
3. 3. Автоматическая раздельная нумерация пропусков на пропуска по типу, виду и серии. Настройка способа нумерации для каждого типа, вида и серии пропуска. Предусмотрена возможность ручной коррекции номера для администратора системы.
4. 4. Размещение специальных символов на пропусках.

Хранение пропусков и данных

1. 1. Ввод и хранение данных о пропусках, выданных персоне, в том числе о «радиокартах».
2. 2. Обеспечение возможности хранения не менее 5 фотоснимков для каждой персоны, поддержанной средствами пополнения, просмотра (выбора), удаления ненужных фотоизображений (при наличии полномочий) и назначения фотоснимка, используемого системой по умолчанию.